Promjena knjigovodstvenog servisa korak po korak
Razmišljate o promjeni knjigovodstvenog servisa, ali brine vas prijenos dokumentacije i nastavak redovnih obveza? U MK-TIM Consultingu s vama dogovaramo korake prelaska, odgovornosti i rokove.
Promjena knjigovodstvenog servisa zvuči kao velik posao, pa je mnogi odgađaju. U praksi je to niz jasnih koraka s dogovorenim rokovima. Ovdje možete pročitati kako prelazak u MK-TIM Consulting izgleda od prvog razgovora do redovnog mjesečnog rada.
Dogovorite razgovor o prelasku
Kada razmisliti o promjeni knjigovođe
- Na važna pitanja ne dobivate jasan odgovor, a zbog izostanka komunikacije teško planirate svoje obveze.
- Za rokove i obveze saznajete u zadnji čas.
- Dobivate brojke, ali ne i objašnjenje što one znače za vaše poslovanje.
- Poslovanje je naraslo, zaposlili ste ljude ili pokrenuli novu djelatnost, a usluga je ostala ista.
- Novi propisi, poput Fiskalizacije 2.0, traže drukčiji način rada s računima, a nemate jasan plan.
Kako izgleda prelazak, korak po korak
Uvodni razgovor
Razgovaramo o vašem poslovanju: pravnom obliku, sustavu PDV-a, broju zaposlenih i računa te o tome što vam kod dosadašnje usluge nije odgovaralo. Na temelju prikupljenih podataka i dogovorenog opsega usluge pripremamo ponudu i plan prelaska.
Otkaz kod dosadašnjeg servisa
Ugovor s dosadašnjim servisom otkazujete pisanim putem, uz otkazni rok iz tog ugovora. Zajedno određujemo datum od kojeg preuzimamo knjiženje, tako da nijedno razdoblje ne ostane nepokriveno.
Primopredaja dokumentacije
Dosadašnji servis predaje knjigovodstvenu dokumentaciju i stanje knjiga na dan prelaska. Popis onoga što se predaje dogovaramo unaprijed, a primopredaju potvrđuje zapisnik. Evidentiramo dokumentaciju koja eventualno nedostaje i dogovaramo njezinu naknadnu dostavu.
Ovlaštenja i pristupi
U sustavu ePorezna ovlaštenje dajete novom servisu. Ovlaštenja dosadašnjem servisu ukidaju se nakon završetka njegovih dogovorenih obveza, primjerice predaje prijava ili godišnjih izvještaja za razdoblje koje je vodio. Dogovaramo i dostavu ili pristup bankovnim izvodima te pristup sustavu za eRačune.
Redovan mjesečni rad
Nakon preuzimanja početnih stanja, u opsegu dogovorenom ponudom, prelazimo na redovan rad. Od tada znate tko vodi vaše knjige, kome se javljate i do kada trebate dostaviti dokumentaciju.
Što pripremiti za prvi razgovor
Za prvi razgovor dovoljni su osnovni podaci o poslovanju:
- osnovni podaci o tvrtki ili obrtu: OIB, pravni oblik i jeste li u sustavu PDV-a,
- okvirni broj izdanih i primljenih računa mjesečno,
- broj zaposlenih, ako se obračunavaju plaće,
- program ili informacijski posrednik koji koristite za izdavanje i zaprimanje eRačuna.
Ugovor s dosadašnjim servisom i detaljniju dokumentaciju pregledavamo pri dogovaranju prelaska.
Što se preuzima pri primopredaji
Točan popis ovisi o pravnom obliku, poreznom statusu i djelatnosti. Za trgovačka društva to su najčešće:
- knjigovodstvene isprave, glavna knjiga i dnevnik,
- analitika kupaca i dobavljača s otvorenim stavkama,
- evidencija dugotrajne imovine,
- PDV evidencije i predane prijave,
- obračuni plaća i JOPPD obrasci,
- financijski izvještaji i porezne prijave za prethodna razdoblja,
- digitalni izvozi poslovnih knjiga i evidencija,
- dostupna arhiva elektroničkih isprava i eRačuna.
Kod obrta dokumentacija ovisi o poreznom statusu i načinu vođenja knjiga:
- paušalni obrt: knjiga prometa i obrasci PO-SD,
- obrt koji plaća porez na dohodak: knjiga prometa (ako se vodi), knjiga primitaka i izdataka, popis dugotrajne imovine, evidencija o tražbinama i obvezama te porezne prijave,
- obrt koji plaća porez na dobit: poslovne knjige i evidencije kao kod trgovačkih društava.
Obrti u sustavu PDV-a uz to predaju i PDV evidencije te predane prijave. Ovisno o poslovanju, preuzimaju se i pripadajuće knjigovodstvene isprave, bankovni izvodi, digitalne evidencije i arhiva eRačuna te dokumentacija o zaposlenicima, obračuni plaća i JOPPD obrasci ako obrt ima zaposlene.
Kada je najbolje promijeniti servis
Prelazak je moguć tijekom cijele godine. Najjednostavniji je od početka mjeseca ili kvartala, jer je tada jasno koje razdoblje zatvara dosadašnji servis, a koje preuzimamo mi.
Početak poslovne godine prirodan je trenutak za promjenu, ali čekanje nije nužno ako vam sadašnja usluga stvara probleme. Ako prelazite početkom godine, unaprijed dogovaramo tko sastavlja godišnje izvještaje za prethodnu godinu.
Zašto MK-TIM Consulting
MK-TIM Consulting je knjigovodstveni i računovodstveni servis sa sjedištem u Zadru. Osnivač Marko Krmpotić ima višegodišnje iskustvo u računovodstvu, poslovnom planiranju i savjetovanju te u radu s državnim institucijama, nadzorima, revizijama i bankama.
Uz knjigovodstvo i računovodstvo radimo obračun plaća, poslovno planiranje i administraciju. Tako jedan tim vidi cijelu sliku vašeg poslovanja, a vi pitanja ne morate dijeliti na nekoliko adresa.
Najčešća pitanja o promjeni knjigovodstvenog servisa
Mogu li promijeniti knjigovodstveni servis usred godine?
Da. Važno je jasno odrediti datum prelaska i provesti primopredaju dokumentacije, kako bi bilo jasno koje razdoblje vodi koji servis.
Tko predaje dokumentaciju novom servisu?
Knjigovodstvena dokumentacija pripada vašoj tvrtki ili obrtu. Dosadašnji servis predaje je na dogovoreni dan, a primopredaja se potvrđuje zapisnikom.
Hoće li prelazak zaustaviti poslovanje?
Prelazak planiramo tako da se redovne poslovne obveze mogu nastaviti bez zastoja. Unaprijed dogovaramo datum preuzimanja, potrebnu dokumentaciju i odgovornost za prijave i obračune koji dospijevaju tijekom prelaska.
Plaća li se preuzimanje dodatno?
Cijena ovisi o opsegu poslovanja, stanju dokumentacije i potrebnim usklađenjima. Eventualni troškovi preuzimanja, kao i provjera ili usklađivanje ranijih razdoblja ako su potrebni, definiraju se ponudom.
Koliko traje prelazak?
Ovisi o otkaznom roku kod dosadašnjeg servisa i opsegu dokumentacije. Plan prelaska pripremamo nakon što prikupimo potrebne podatke i dogovorimo opseg usluge.
Što ako dosadašnji servis kasni s predajom?
Popis dokumentacije i rok predaje dogovaramo unaprijed i pratimo primopredaju. Ako zapne, pomažemo vam da dokumentaciju zatražite pisanim putem.
Razgovarajmo o prelasku
Pošaljite nam kratak upit s osnovnim podacima o poslovanju putem obrasca u nastavku. Javit ćemo vam se i dogovoriti uvodni razgovor, nakon kojeg pripremamo ponudu i plan prelaska.